آشنایی با نرم افزار ACCESS - دانلود رایگان
دانلود رایگان مقاله آشنایی با نرم افزار ACCESS در 40 صفحه ورد قابل ویرایش
دانلود رایگان آشنایی با نرم افزار ACCESS
نرم افزار از دبیرخانه تحت بانك اطلاعاتیAccess 2005 تهیه و تدوین گردیده فلذا برآن شدیم به دلیل توضیح كامل در خصوص نرم افزار استفاده شده جهت این برنامه را از فصل اول كتاب خودآموز جامع مایكروسافتAccess 2003 استفاده نماییم.
اگر با كامپیوترهای شخصی زیاد كار می كنید، بی تردید از واژه پردازها یا برنامه های كاربردی صفحه گسترده در كارهای خود استفاده می نمایید و احتمالاً استفاده از واژه پردازها را از زمانی كه محصولات مبتنی بر كاراكتر تحتMS-DOS به كار برده می‌شوند شروع كرده و به تدریج آنها را به واژه پردازهایی كه تحت سیستم عامل ویندوز اجرا می‌شوند ارتقاء داده اید. و نیز احتمال می رود كه اكنون از مزیت داشتن بعضی نرم افزارهای بانك اطلاعاتی، یا به منزله جزئی از بسته های مجتمع سازی نشده مانند Microsoft Works یا به صورت یك برنامه جداگانه برخوردار هستید.
اكنون مدت های طلوانی است كه برنامه های بانك اطلاعاتی برای استفاده كلیه كاربران كامپیوترهای شخصی به بازار ارائه شده اند، ولی متأسفانه بیشتر این برنامه ها یا برنامه‌های مدیریت ذخیره سازی ساده داده ها می باشند كه برای ساخت برنامه های كاربردی مناسب نمی باشد. امروزه، حتی افرادی كه با كامپیوتر به خوبی آشنا هستند نیز از سیستم های بانك های اطلاعاتی پیچیده دوری می كنند، مگر اینكه مجبور به استفاده از یك بانك اطلاعاتی اختصاصی تكمیل شده باشند. اكنون، با ارائهAccess مایكروسافت، یك سیستم بانك اطلاعاتی ساده در اختیار همگان می باشد و كاربران بسیاری برای ساخت بانك های اطلاعاتی ساده و كاملاً پیشرفته از آن استفاده می كنند.
اكنون كه هفتمین نسخهAccess ارائه شده است، این نرم افزار به مراتب از پنجمین نسخه خود كه برای نسخه های32 بیتی ویندوز طراحی شده بود قدرتمندتر گشته و نیاز به بررسی نحوه استفاده از كامپیوتر برای انجام كار تحتAccess دارد. اگر تاكنون به علت نیاز به مهارت های برنامه نویسی یا به علت نیاز به صرف وقت زیاد جهت یادگیری كار با بانك های اطلاعاتی، از نرم افزارهای بانك های اطلاعاتی دوری گزیده‌اید، اكنون می توانید بدون واهمه از علل فوق كار با برنامه ساده و آسانAccess را شروع كنید. ولی چگونه می توان مطمئن شد كه به كاربردن Accessبرای انجام كارهای شما یك برنامه مناسب و انتخاب درست می باشد برای این منظور در زیر نگاهی به مزایای استفاده ای یك نرم افزار توسعه بانك اطلاعاتی بیندازید.
بانك اطلاعاتی چیست؟
به یك زبان ساده، یكDataBase (بانك اطلاعاتی) به مجموعه ركوردها و پرونده هایی اطلاق می شود كه به منظور خاصی سازماندهی شده اند. برای مثال، می توانید اسامی و نشانی كلیه دوستان یا مشتریان را بر روی كامپیوتر خود نگه دارید. و یا كلیه نامه هایی را كه می نویسید نگهداری كرده و انها را به ترتیب اسامی گیرندگان آنها مرتب سازید. و یا مجموعه ای از پرونده های حاوی، اطلاعات مالی- پول های پرداختی و حساب های دریافتی و موازنه حساب های خود را روی كامپیوتر ذخیره كنید. اسناد واژه پرداز كه برحسب عنوان سازماندهی می شوند نیز به نوعی یك بانك اطلاعاتی را تشكیل می‌دهند. پرونده های صفحه گسترده ای كه بر حسب كاربران آنها سازماندهی شده اند نیز نوع دیگری از یك بانك اطلاعاتی می باشند، میانبرها به كلیه برنامه ها در روی منویStart ویندوز نیز نوعی بانك اطلاعاتی محسوب می شوند و میانبرهای اینترنت به پوشهFavorite شما هم یك بانك اطلاعاتی است.
اگر كار شما كاملاً سازماندهی شده باشد، می توانید صدها كاربرگ یا میانبر را با استفاده از پوشه ها و زیرپوشه ها اداره كنید. هنگام انجام این كار، «شما» مدیر بانك اطلاعاتی محسوب می شوید. ولی اگر به اشكال بزرگی برخوردید چه باید كرد؟
چگونه می توان اطلاعات مربوط به مشتریان متعدد را كه در اسناد و پرونده های كاربرگ های گوناگون درج شده اند جمع آوری كرد و به آنها دسترسی داشت؟ چگونه می توان با وارد كردن اطلاعات جدید همین اطلاعات رابطه برقرار نمود؟ چگونه می‌توان مطمئن شد كه اطلاعات وارد شده صحیح می باشند؟ چگونه می توان اطلاعات را با دیگرانبه اشتراك گذاشت، ولی به آنان اجازه تغییر آنها را نداد؟ برای انجام این كارها، به یك سیستم مدیریت اطلاعات یا DataBase Management System (DBMS) نیاز دارید.
بانك های اطلاعاتی رابطه ای
تقریباً كلیه سیستم های جدید مدیریت بانك اطلاعاتی، اطلاعات را با استفاده از الگوی مدیریت رابطه ای بانك اطلاعاتی، ذخیره و اداره می كنند. در یك سیستم مدیریت رابطه‌‌ای بانك اطلاعاتی كه به RDBMS معروف می باشد، سیستم كلیه اطلاعات را از طریق جدول كنترل می كند. در جدول هایی (Tables) كه حتی یك عنوان مثل نام مشتری یا محصول ذخیره می شوند، هر جدول دارای ستون ها(Columns) یا فیلدها(Filds) می باشد كه هر ستون حاوی اطلاعات مختلفی درباره موضوع (مثل نشانی مشتری یا شماره های تلفن) می باشد. و نیز یك جدول دارای ردیف ها(Rows) (یا ركوردها(Crecords) است كه كلیه مشخصه های یك نمونه از موضوع (مثل اطلاعات درباره یك محصول یا یك مشتری خاص) در آنها ثبت می شوند. ولی هنگامی كه از یك بانك اطلاعاتی پرس و جویی(Query) می كنید (آوردن اطلاعات از یك یا چند جدول) همیشه نتیجه شبیه جدول دیگری به نظر خواهد رسید.
اصطلاح رابطه ای (Relational) از این واقعیت ناشی می شود كه هر جدول در یك بانك اطلاعاتی حاوی اطلاعات مربوط به یك موضوع و فقط یك موضوع می شود. اگر الگوی مدیریت رابطه بانك اطلاعاتی را مرور كنید متوجه خواهید شد كه رابطه (Relation) برای مجموعه ای از ردیف ها (یك جدول) درباره یك موضوع به كار می‌رود، و نیز اطلاعات مربوط به دو دسته از اطلاعات (مانند مشتری ها و سفارشات) می توانند بر اساس مقدارهای مرتبط داده های به عنوان یك ورودی منظور شوند. برای مثال، ذخیره اسم و نشانی ممشتری برای هر سفارشی كه مشتری می دهد كار زائدی است. در یك سیستم رابطه ای بانك اطلاعاتی، اطلاعات مربوط به هر سفارش دارای فیلدی است كه اطلاعاتی مانند شماره مشتری را ذخیره می كند و از این فیلد می توان برای برقراری ارتباط و اخذ هر نوع اطلاعات مربوط به این مشتری استفاده كرد.
در عین حال می توانید اطلاعات مقدارهای مرتبط به هم در چند جدول یا پرس و جو را با هم یكی سازید. برای مثال می توان از اطلاعات شركت كه شامل اطلاعات تماس است برای یافتن نشانی های تماس با یك شركت خاص استفاده كرد و یا از اطلاعات مربوط به كاركنان همراه با اطلاعات هر دپارتمانی برای پیدا كردن بخشی كه كارمند خاصی در آن كار می كند استفاده نمود.
چند اصطلاح مربوط به بانك اطلاعاتی/ پایگاه داده های رابطه ای
:Relation اطلاعات درباره فقط یك موضوع مانند مشتریان، سفارش ها، كاركنان، تولیدات یا شركت ها. این اطلاعات معمولاً در سیستم مدیریت رابطه ای بانك اطلاعاتی در یك جدول (Table) نگهداری می شوند.
:Attribute اطلاعات ویژه درباره یك موضوع، مثل نشانی مشتری یا ارزش یك سفارش. مشخصه های فوق معمولاً در ستون (فیلد) یك جدول قرار داده می شوند.
:Instance یك عضو مخصوص در یك رابطه- مثل یك مشتری یا محصول منفرد. این جزء معمولاً در جدول به صورت یك ركورد یا در ردیف نگهدرای می شود.
:Relationship روشی كه در آن اطلاعات در یك رابطه مربوط به اطلاعات در رابطه دیگری می شود. برای مثال، هر مشتری دارای «یك- به- چند» رابطه با سفارش ها می‌باشد، زیرا یك مشتری می تواند چند سفارش داشته باشد، ولی هر سفارش مختص به یك مشتری می باشد. رابطه شركت ها با افراد مورد تماس یك رابطه «چند- به- چند» می باشد، زیرا هر مشتری می تواند چند نشانی تماس داشته باشد و یك مشتری نیز می تواند با چند شركت تماس داشته باشد.
پروژهAccess» و نیز درActical1 « آشنایی باSQL» به تفصیل شرح داده شده است. ولی برای ایجاد انواع ویژه و پیشرفته پرس و جوها باید اصول كار با SQL را یاد بگیرید.
كنترل داده ها
صفحه های گسترده و اسناد واژه پردازها برای حل مسائل یك كاربر منفرد بسیار مناسب می باشند. ولی در صورتی كه اطلاعات باید برای بیش از یك نفر به اشتراك گذاشته شوند مناسب نمی باشند. با وجودی كه در صفحه های گسترده الگوهای خوبی برای وارد كردن داده ها ارائه می شود ولی در صورتی كه نیاز به انجام عملیات پیچیده ای برای تعیین صحتب و اعتبار داده ها باشد این الگوها نمی توانند این كار را انجام دهند. برای مثال، یك كاربرگ به عنوان یك الگوی فاكتور برای مشاغل كوچك با یك فروشنده بسیار مناسب است، ولی اگر این كسب توسعه پیدا كند و فروشندگان متعددی سفارشات خود را وارد كنند، این شركت باید از یك بانك اطلاعاتی استفاده كند. همینطور، یك كاربرگ می تواند برای كار گزارشات هزینه یك شركت بزرگ را انجام دهد، ولی اطلاعات ورودی را باید به تدریج جمع آوری و برای كارهای حسابداری در یك بانك اطلاعاتی قرار داد.
هنگامی كه لازم است تا اطلاعات خود را با دیگران به اشتراك بگذارید، یك سیستم واقعی بانك اطلاعاتی با ارتباطات بین جدول ها و پرونده های آن(RDBSM) به شما اجازه می دهد تا با دادن مجوز خواندن و به روز رسانی داده هایتان به فقط افراد مجاز داده هایتان را ایمن سازید. یك RDBSMبه نحوی طراحی شده است كه بتوان تحت آن داده ها را به اشتراك گذاشت و نیز مانع تغییر یك داده به طور همزمان توسط دو كاربر می گردد. در بهترین سیستم ها نیز اجازه تغییرات گروهی به افراد داده می شود (سری تغییرات را گاهی اوقاتTransastion می نامند) به نحوی كه همه این تغییرات یا هیچ تغییری در داده های شما داده نشود. برای مثال، هنگامی كه سفارش جدیدی را برای مشتری قبول كرده و دریافت سفارش را تأیید می كنید، می خواهید بدانید كه موجودی برای كالای سفارش داده شده تأیید شده است و تأیید سفارش ذخیره شده یا، اگر با خطا مواجه شدید هیچ یك از تغییرات ذخیره نشده باشند. و احتمالاً می خواهید مطمئن شوید كه هیچ فردی دیگری تا زمانی كه سفارش را به طور كامل وارد نكرده اید آن را رؤیت نكند.
از آنجایی كه می توانید داده هایتان درAccess را با دیگران به اشتراك بگذارید، Access ویژگی های بی نظیری را برای حفظ امنیت و یكپارچگی داده هایتان فراهم دیده است. شما می توانید كاربران یا گروه هایی را كه می توانند به اشیاء در بانك اطلاعاتی شما (مانند جدول ها، فرم ها و پرس وجوها) دسترسی داشته باشند مشخص سازید. Access به طور خودكار یك مكانیزم قفل كردن را برای اطمینان از اینكه دو كاربر به طور همزمان یك شیء را به روز نرسانند به كار می برد. در ضمنAccess این مكانیزم قفل سازی در ساختارهای بانك های اطلاعاتی دیگر (مانندSQL,Foxpro, Paradox) كه به بانك اطلاعاتی شما الصاق شده اند را شناسایی و به موقع اطلاعات آنها را نیز قفل می كند.
Microsoft Access به منزله یك سیستم توسعه كاربردی
در صورتی كه بتوانید مشخص كنید كه به كدام داده ها نیاز دارید، چگونه باید این داده‌ها ذخیره شوند و چگونه می خواهید به آنها دسترسی داشته باشید. مسأله مدیریت داده های شما حل شده است ولی باید یك راه ساده نیز برای ماشینی كردن كارهای معمول كه می‌خواهید انجام دهید نیز ارائه دهید. برای مثال، هر بار كه باید یك سفارش جدید را وارد كنید، مسلماً نمی خواهید كه مجبور به اجرای یك پرس وجو برای جستجوی جدول Customer، اجرای فرمانی برای باز كردن جدول سفارش ها و سپس ایجاد یك ركورد جدید قبل از اینكه بتوانید داده ای را برای سفارش ایجاد كنید باشید. و پس از آنكه داده را برای سفارش جدید وارد كردید نمی خواهید كه نگران اسكن كردن جدولی كه حاوی كلیه محصولات شماست برای تأیید اندازه های سفارش، رنگ و قیمت آن باشید.